【忘年会】いつから予約するべき?

忘年会と言いますと
やっぱり年末のイメージですよね。

12月に行うのが当然と考える人が多いみたいですね。

なかには
「時期が早すぎると気分が盛りあがらない」
「忘年会の後に、ずっと仕事があるのかと考えると、気分的に白ける」
といった方も多いでしょう。

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“11月中旬位からほぼ毎週飲み会をしていて、ラストが忘年会”という様な凄い会社もあります。

 

ここ数年は開催時期が早くなる傾向

近頃では、
忘年会の時期を少しばかり早める会社が多いみたいですね。

12月ですと忘年会シーズン真っ最中なので、予約が取りづらいからです。

又、会社によっては12月が最高に忙しい、という会社もあるでしょう。

そうした会社も早めに忘年会を行う傾向が強いです。

忘年会はいつもの飲み会と比べると人数が多いですし、会場の設定が何かと大変になります。

その様な事情もあって、
検討時期も開催も、年を追う毎に早めている会社が多くなってきています。

 

大人数の忘年会は二か月前から予約するべし

たとえば50人以上で行う様な大規模な忘年会では、
幹事はおよそ2か月前から店の検討に入るみたいです。

又、15人以上のケースでも、席の確保が厳しくなります。

ですので、一か月くらい前から店を検討しだすみたいですね。

一番多いパターンはおよそ2~3週間前に検討しだして、
予約するというパターンです。

11月に忘年会を行うのであれば、
2~3週間前でも問題ないかもしれませんが、
12月に忘年会を行うのであれば、少しばかり危険かもしれません。

 

候補日は目上の人間のスケジュール優先

予約の候補日を決定するにあたって
一番注意しなければならないのは、
目上の人のスケジュールを優先する事です。

忘年会の様に一年を締めくくる意味合いのイベントは、やっぱり目上の人に出席してもらわない訳には行きません。

部で行うのであれば部長のスケジュールを、
又、会社全体で行うのであれば、
言うまでもなく
社長のスケジュールを最優先して予約候補日を決定しなくてはなりません。

取引先等、外部のお客様を招待するのであれば、
お客様の都合も最優先しなくてはなりません。

誘っておきながら勝手にコチラで候補日を決定するというのは失礼にあたります。

くれぐれも注意してくださいね。

候補日は1日に限定しないで、
複数の候補日を挙げておいた方が良いです。

理想を言えば3~4日位ですね。

そのためには目上の人や取引先の人のスケジュールも3~4日ほど聞き出しておきたいところです。

候補日が決定したら、
社内で参加者を募りましょう。

とは言っても、一人一人のスケジュールを聞いて回っていたら結構大変な事になってしまいます。

候補日をアンケート形式で、参加可能な日に○を付けてもらって回収するというのがオススメです。

一斉にメールを送信して同様に参加者を募るのも良いです。

気心しれた同僚や好きな先輩等、
個人的に参加してほしい人のスケジュールを優先してしまいがちです。

ある意味仕方ないことかもしれませんが、
ココは心を鬼にして、
参加者が一番多い日に決定しなければなりません。

 

予約の際に気をつけるべき事

お店を選ぶ際は
「誰もがエンジョイ出来る」
という事を基準にしましょう。

あらゆる世代の人がエンジョイ出来るようなお店にしたいところです。

とくに食事は、韓国料理やエスニックが苦手な方もいらっしゃいます。

ですので、和洋折衷がベストでしょう。

料理はよほどの少人数でなければコースで予約する方が良いです。

コースなら、上司や先輩に料理を取り分けるといった気づかいをしなくて済みます。

若手社員も落ち着いて忘年会をエンジョイできます。

又、個室、もしくは貸切に出来るかどうかというのも大切です。

他のお客様が同じホールにいると余計な神経を使ってしまって、忘年会が盛り上がらなくなってしまう可能性があります。

昨今はほぼ心配する必要はなくなって来ましたが、
念のために携帯の電波が入るかどうかも予約する際に聞いておきましょう。

中には大切な仕事を抱えながら忘年会に参加する方もいらっしゃるかもしれません。

後からクレームが入ったりしないためにも、注意して頂きたい事です。

 

キャンセルする際の条件をチェック

キャンセル規定もしっかり確認しておきましょう。

お店によっては、
数日前からキャンセル料が発生するケースもあります。

社会人の忘年会ですと、突然仕事が入ったり家庭の用事のために
やむを得ずドタキャンしなくてはならない人が出てくる可能性があります。

このようなケースでトラブらないように、
前もってキャンセル料の事も全員に伝えておく事が大切です。

 

最後に

【忘年会】いつから予約するべき?を最後まで読んで下さってありがとうございます。

是非楽しい忘年会にしてくださいね。

それでは・・・

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